SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
En el mundo empresarial de los últimos tiempos, se hace importante y necesario el uso de los sistemas de información como herramienta para la gerencia... Pero ¿ Que son los sistemas de información gerencial ? Y ¿ como podemos aplicarlos con éxito en las organizaciones? Estas y otras interrogantes las desarrollaremos a continuación.
*SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. CONCEPTO
Estos sistemas son el resultado de la interacción colaborativa entre personas, tecnología y procedimientos, colectivamente llamados Sistemas de Información, orientados a solucionar problemas empressariales. Podemos decir que estos sistemas se diferencian de los sistemas de información comunes, en que para analizar la información, usan otros sistemas que son utilizados en las actividades operacionales.
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones.
El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración.
Ahora bien, nos preguntamos cual será la importancia de la aplicación de estos sistemas en las organizaciones
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder .
Por lo anteriormente expuesto se considera que los sistemas de información gerencial son de suma importancia para las empresas para así manejar información que ayude a la toma de decisiones de manera eficiente y en un tiempo lógico.
SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES.
OBJETIVOS:
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
*Optimización de los procesos empresariales.
*Acceso a la información.
*Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
*Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
*El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc.
*CARACTERÍSTICAS:
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares y configurables:
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.
Otras características destacadas de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos, aunque no siempre es necesario.
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración inicial de la aplicación, que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.
*VENTAJAS:
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.
El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).
La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
DESVENTAJAS:
El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente.
Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
La instalación del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
“es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones”.
Según la teoría de sistemas de Chiavenato el define los sistemas como: “…Un Conjunto integrado de partes relacionadas de manera estrecha y Dinámica, que desarrolla una actividad o función y está destinado a alcanzar un objetivo específico…”. (Pág. 20)
Mientras que para Munich (2007) es
“el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se hace efectivas la administración, mismas que son interrelacionadas y forman un proceso integral, como también, que es una serie de partes separadas, o funciones que constituyen un proceso total”. (Pág. 7).
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